10 cách để cải thiện hiệu quả in ấn

10 cách để cải thiện hiệu quả in ấn

Văn phòng không giấy tờ có thể không bao giờ xảy ra! Cải thiện hiệu quả in ấn vẫn luôn là một thách thức đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Dưới đây là một số cách đơn giản có thể giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn máy in văn phòng của mình.

Lựa chọn máy in

Khi lựa chọn mua máy in bạn nên phân tích nhu cầu in ấn. Cải thiện hiệu quả in ấn đầu ra văn bản thì sẽ sử dụng máy in phun đang ngày càng tìm đường vào lĩnh vực SMB, nhưng nếu bạn cần in hàng ngàn trang tài liệu văn bản mỗi tháng, Máy in laser truyền thống sẽ là lựa chọn tốt nhất.

Lợi thế của máy in phun

Máy in laser màu luôn có sẵn, và rẻ hơn nhiều so với trước đây là. Tuy nhiên, máy in phun vẫn là lựa chọn tốt nhất cho đồ họa màu. Máy in phun cũng có thể in trên nhiều loại chất liệu khác nhau, chẳng hạn như bìa cứng hoặc giấy ảnh bóng, và máy in phun A3 chuyên dụng có thể hữu ích cho poster và công việc thiết kế đồ họa.

Chi phí vận hành

Luôn đảm bảo rằng máy in cung cấp Mực in năng suất cao hoặc hộp mực in có thể giúp giảm chi phí vận hành.

Màn hình hiển thị

Mọi người không bao giờ thực sự bận tâm đến việc khám phá các menu trên màn hình khi thiết lập mới máy in. Hãy xem xét kỹ hơn và bạn có thể tìm thấy các tùy chọn như công suất thấp hoặc Chế độ ngủ có thể giảm đáng kể mức tiêu thụ năng lượng khi máy in dừng.

Tài liệu kỹ thuật số

Bạn có thể đã thấy các email nhắc nhở “Xem xét môi trường trước khi in email này”. Trên thực tế, bạn nên suy nghĩ kỹ trước khi in bất kỳ loại tài liệu và luôn xem xét các lựa chọn thay thế kỹ thuật số – chẳng hạn như của Adobe Định dạng tệp PDF – có thể dễ dàng được gửi qua email.

Sao chép và quét

Máy in đa chức năng có thể được sử dụng để quét và sao chép tài liệu. Nhưng thay vì Đơn giản chỉ cần tạo thêm các bản sao giấy của một tài liệu, họ cũng có thể cung cấp một tùy chọn để chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp PDF có thể xem trên màn hình.

Thay thế kinh tế

Hầu hết Máy in bao gồm chế độ ‘tiết kiệm’ hoặc ‘bản nháp’ sử dụng ít mực hoặc hộp mực hơn. Sử dụng cài đặt này làm cài đặt mặc định cho các tác vụ in thông thường có thể làm giảm tăng cải thiện hiệu quả in ấn của bạn chi phí đáng kể và bạn vẫn có thể chuyển sang chế độ chất lượng cao hơn cho thuyết trình và các tài liệu quan trọng khác.

Màu sắc

Tài liệu chẳng hạn như các trang web, đồ thị và biểu đồ, thường có thể được in đen trắng, Tiết kiệm mực màu và mực nạp máy in đắt tiền.

Sử dụng đảo mặt

Có vẻ khá rõ ràng, nhưng nhiều máy in văn phòng tung ra hàng trăm trang mỗi ngày chỉ sử dụng một mặt giấy. Sử dụng đảo mặt của máy in Tùy chọn (hai mặt) có thể làm giảm đáng kể mức tiêu thụ giấy giúp cải thiện hiệu quả in ấn.

Kéo, không đẩy

Nhiều hệ thống in ấn doanh nghiệp hiện cung cấp tùy chọn ‘in kéo’. Thay vì Ngồi tại bàn làm việc của bạn và gửi tài liệu đến một máy in từ xa, kéo in yêu cầu người dùng nhập thủ công mã bảo mật trên chính máy in. Thiết bị cung cấp bảo mật cao hơn, giảm giấy không được thu thập còn lại trong máy in – và thậm chí có thể khiến mọi người phải suy nghĩ kỹ trước khi nhấn nút ‘In’.

In ấn diễn ra trong mọi văn phòng và hầu hết mọi nhà. Hi vọng một số mẹo hữu ích để cải thiện hiệu quả in ấn cũng như tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, đồng thời cải thiện chất lượng in, giúp in tài liệu hiệu quả hơn. Chúng liên quan đến các tài liệu điển hình như tệp văn bản thuần túy, Word, Excel, PowerPoint và các tệp chứa đồ họa.